Doba papírových šanonů je pryč. Podnikové informační systémy si pořizují i menší firmy

Ještě před deseti lety si většina malých firem vystačila s excelem a účetním programem za pár tisíc. Jenomže svět se změnil. Digitalizace, automatizace a rostoucí konkurence nutí i ty nejmenší podnikatele přemýšlet o efektivnějším řízení firmy. Data ukazují, že firmy s kvalitním informačním systémem rostou v průměru o 23 % rychleji než ty bez něj.

Od účetnictví k řízení firmy

Základní účetní program dnes stojí kolem pěti tisíc korun a požadavkům živnostníka může vyhovovat. Jenže v momentě, kdy firma začne růst, přestává jednoduchá evidence stačit. Průzkumy ukazují, že již při pěti zaměstnancích stráví majitel firmy bez informačního systému průměrně 15 hodin týdně administrativou, kterou by moderní software zvládl na pár kliknutí.

Chytře zvolený systém navíc může růst spolu s firmou. Začít lze se základním modulem, jako je účetní program za několik tisíc korun ročně. Později, například když firma potřebuje řešit skladové hospodářství, CRM nebo mzdy, stačí dokoupit další moduly. Takový přístup šetří nejen peníze, ale i čas na zaučení zaměstnanců.

Konkurenční výhoda

V době, kdy o zakázky tvrdě bojují i drobní řemeslníci, může být kvalitní informační systém rozhodující výhodou. Firma, která má přesný přehled o svých kapacitách, nákladech a termínech, je díky němu schopna reagovat na poptávky během minut, ne dnů. Statistiky ukazují, že rychlost reakce na poptávku zvyšuje šanci na získání zakázky až o 60 %.

Čas jsou peníze

Když si spočítáte, kolik času stráví malá firma ručním přepisováním dat z excelu do účetnictví, z faktur do skladové evidence a z emailů do kalendáře, dojdete k překvapivým číslům. Průměrná firma s pěti zaměstnanci ztratí těmito činnostmi 25 hodin měsíčně. Při průměrné hodinové sazbě to znamená ztrátu přes 10 000 korun měsíčně. Což není zanedbatelná částka.

Bezpečnost především

Málokdo si uvědomuje, že obyčejná porucha počítače s účetnictvím může ohrozit chod celé firmy. Moderní informační systémy nabízejí automatické zálohování do cloudu, zabezpečený přístup a ochranu dat. Cena za ztrátu firemních dat může být pro malou firmu likvidační - podle statistik 60 % firem, které přijdou o svá data, ukončí činnost do šesti měsíců.

Co si pohlídat při výběru?

Alfou a omegou je zvolit systém, který poroste s firmou. I kdybyste začali jen se základními moduly, budete moct postupně přidávat další funkce. Důležitá je také kompatibilita - systém by měl umět komunikovat s bankou, účetním programem a ideálně i s e-shopem nebo pokladním systémem. Neméně podstatná je podpora ze strany dodavatele a možnost školení zaměstnanců.

Chcete-li mít jistotu, že při výběru firemního informačního systému nešlápnete vedle, vsaďte například na český ekonomický software RIS. Systém je navržen tak, aby splňoval požadavky na všech úrovních řízení - od vrcholového managementu až po operativní pracovníky. Je použitelný v nejrůznějších oblastech podnikání (od výroby po služby), a to jak v malých firmách, tak v nadnárodních korporacích. A efektivně ho používají také organizace působící ve veřejné správě.