49ZOBRAZENÍ

Doporučené tipy, jak akce ´zmáknout´ levou zadní!

 

Plánujete firemní večírek, party pro obchodní partnery, promotion akci, víkendový seminář, oslavu významného výročí společnosti… zkrátka EVENT? Ať tak, či onak, potřebujete se důkladně připravit!

Způsobů, jak uchopit organizaci eventu existuje mnoho, stejně tak možností prostorových či programových. Zároveň se však vzhledem k boomu event marketingu v posledních letech zvyšují i nároky – nestačí nám dobře se najíst, napít, nechat se pobavit a jít domů; takových akcí jsme již zažili spousty. Očekáváme něco originálního, neotřelého, zkrátka něco s přidanou hodnotou.

Základní věci

Přesto stále existuje několik základních věcí, bez kterých se při plánování a realizaci eventu neobejdete:

BRIEF – pro koho, v jakém počtu, za kolik peněz, v jakém formátu (promotion, party, akce pro veřejnost, charita, veletržní akce, víkendové setkání atd.) a hlavně s jakým cílem.

IDEA, MOTIV – jak bude event laděn (sportovně, outdoorově, adrenalinově, golfově, stylově, luxusně, umělecky, westernově, filmově, francouzsky,…).

PROSTOR – jaké bude ideální místo pro jeho uskutečnění (restaurace, bar, hotel, westernové městečko, parník, jachta, sportovní areál, hrad, zámek,…).

DATABÁZE HOSTŮ – připravte se, že do ní bude chaoticky doplňovat jména mnoho lidí, šéfové se budou dohadovat, neustále se bude měnit, tudíž začněte na ní pracovat co nejdříve, ať nakonec stihnete včas rozeslat pozvánky.

POZVÁNKA – kromě standardních věcí (datum, čas, místo, RSVP, dress code) by měla alespoň naznačit, co mají zvaní od akce očekávat, upoutat je, vyvolat zájem.

PROGRAM – samozřejmě se bude odvíjet od formátu a motivu akce. Sebelepší a sebezajímavější program však stojí a padá s úrovní moderátora. Proto jeho výběr nesmíte podcenit. Měl by být pohotový, vtipný, chytrý a schopný improvizovat, měl by být pečlivě připravený a důkladně seznámený s vaší firmou.

CATERING – zde platí jedno důležité pravidlo. Nikdy nesmíte dopustit, aby hosté byli v nepatřičnou chvíli hladoví či žízniví. Proto raut raději lehce předimenzujte, nic nevypadá hůř, než prázdné stoly.

SCÉNÁŘ – stěžejní bod realizační fáze. S jeho „principy“ vás seznámí event manager Tomáš Černý (viz samostatný blok).

Agentura – ano, či ne?

Pokud zjistíte, že zvládnutí eventu je nad vaše síly, ať už z hlediska složité organizace či velikosti, je určitě na místě spolupráce s agenturou, která se specializuje na eventové aktivity. Samozřejmě asi ji nebudete najímat na organizaci vánočního firemního večírku pro třicet lidí, v případě velkých akcí však tuto možnost minimálně zvažte. Agentura vám může dodat event na klíč, případně může zajistit pouze vybrané části (např. program). Spolupráce s agenturou je určitě finančně náročnější, než kdybyste vše řešili pouze vlastními silami, vykoupením je ale spolupráce s profesionály, kteří mají za sebou mnoho eventů a vyřešených problémů. Nemluvě o tom, že zadáváte práci jednomu subjektu, což je o něco přívětivější, než když musíte hlídat a ladit všechny subdodávky sami.

 

Dva pohledy pro inspiraci

Jako inspiraci pro eventy vám nabízíme dva pohledy. Jeden ze strany agenturního, druhý z opačného břehu, ze strany in-house pracovníka (viz samostatné bloky).

Nezbytnou součástí bezchybné realizace eventu je dobře připravený scénář. Co všechno by měl obsahovat? Jak jej co nejlépe sestavit?

Základem je, aby si realizátor event dopředu uměl několikrát prožít. V hlavě si pustit film a proplouvat průběhem a příběhem eventu – jednou jako zvaný host, jako zadavatel, dále jako nezávislý pozorovatel, ale třeba i jako subdodavatel. Ano, i na subdodavatele se nesmí zapomínat, zkusme si třeba představit, jaký skandál (samozřejmě před zraky hostů) může udělat hladový a žíznivý umělec z Prahy J. Všechny pohledy a „zážitky“ jsou důležité proto, aby se při tvorbě scénáře na nic zásadního nezapomnělo. Samotný scénář musí být co nejpřehlednější – asi nejlépe v excelu, kde na jedné ose jsou členové realizačního týmu, popř. i materiál, a na druhé ose tok času. Excelový scénář se skládá jako mozaika, kdy se jednotlivým členům týmu přiřazují v určitých časech konkrétní činnosti a jejich vzájemné vztahy. Z toho jednoznačně vyplyne, zda někdo nepřebývá, nebo naopak neschází. Vztahy osob, materiálu a času jsou samozřejmě jen základem, jednotlivé činnosti musí být někde podrobně rozpracovány, optimálně přímo v excelových buňkách. Podle takového scénáře se šéfovi realizačního teamu řídí velmi dobře. Co je však velmi důležité – autor scénáře si nemůže myslet, že je jedinečný a bezchybný. Musí se s dostatečným předstihem sejít s klíčovými členy teamu a krok po kroku s nimi scénář nahlas probrat. Při takovém papírovém projetí dne se vždycky přijde na různé nedodělky a „nedomysly“. Finální verze scénáře si poté pár dnů musí sednout a dozrát.No a co je zcela zásadní – scénář není dogma, jde jen o jakési vodítko. Každý scénář totiž vzniká z předpokladu, že víceméně všechno bude vycházet a do sebe zapadat. Jenomže na každém eventu hraje svoji roli faktor X – nečekané a nepředvídatelné okolnosti. Z optimálního scénáře je proto často nutné odbočit, řízeně zaimprovizovat a poté se vrátit zpět do předlohy. Někdy se návrat nepodaří a třeba i většina eventu proběhne podle úplně jiného, stínového scénáře. Ten ovšem do nějaké míry vždy musí být paralelní s tím původním, a proto je to v dané situaci v pořádku, hostů se to nijak nedotkne a často to nepozná ani klient. Ovšem založit scénář již předem na řízené improvizaci se rozhodně nevyplácí.

Jaká kritéria musí podle vás splňovat event, o kterém řeknete, že byl perfektně zorganizovaný?

Event, který byl realizovaný v čase, v rámci rozpočtu, splnil stanovené cíle, očekávání a zanechal ve vašich klientech, ve vás i vašich dodavatelích pocit spokojenosti. Takový event považuji za perfektně zorganizovaný. Příprava je 90 % úspěchu. Přesto může v bodě samotné realizace nastat okamžik, kdy je třeba špetky improvizace. Pak musíte umět nevýhodu obrátit ve výhodu, případně i záměr. Ideální ovšem je, když vás nic nepřekvapí. Obklopte se lidmi, na jejichž profesionalitu a know-how se můžete spolehnout.

Pokud se rozhodnete pro spolupráci s agenturou, co je potřeba si nejvíc pohlídat, na co si dát pozor?

Doporučuji nepodcenit výběr agentury. Vyberte si takovou, která bude mít zkušenost s pořádáním eventů ve formátu, jaký požadujete. Můžete oslovit hned několik agentur se zadáním a vybrat si pak tu, jejíž návrh odpovídá nejlépe zadání, strategii, positioningu a vizi vaší firmy. Ptejte se při výběru agentury na reference a výsledky. Otevřená komunikace a pravidelný reporting přispívají k hladkému toku informací a vzájemné důvěře, tolik důležité při přípravě, samotné realizaci a vyhodnocení eventu. Slaďte si očekávání a nastavte si procesy hned na začátku. Usnadní vám to oboustrannou spolupráci.

Co považujete za stěžejní body při plánování a realizaci eventu? Na co je potřeba myslet, co by nám nemělo „utéct“?

Osobně se řídím jednoduchým pravidlem: zákazník (resp. cílová skupina), pro kterou event pořádáme, je pro mě stěžejním bodem, na který myslím při přípravě a realizaci jakékoli akce. Doporučuji vědět pro koho, proč event pořádáme a jaké jsou jeho cíle. Bezesporu i rozpočet hraje důležitou roli. Považuji za důležité najít vhodný koncept. Nápad, myšlenku eventu, která by v lidech měla zůstat po jeho skončení. Eventy jsou o emocích. Naší úlohou je zprostředkovat příjemný zážitek lidem, kteří se eventu zúčastní a dostat do jejich povědomí vzkaz, který jsme jim plánovali předat. Ať už se jedná o zvyšování povědomí značky nebo o důraz na prodej. Nezapomeňte na aktivaci eventu – akce bez lidí prostě nefunguje. Zajistěte si dostatečnou účast např. formou mediální podpory a nepodceňte zvací proces. Sledujte konkurenci i mimo vaše zaměření. Inovujte. Inspirujte se v zahraničí i na trzích s jinými komoditami. Každou akci vyhodnoťte a doporučení pak aplikujte v praxi. Selský rozum, zdravou intuici a špetku štěstí, to vedle všech profesionálních kvalit považuji za pomocné při realizaci všech eventových aktivit.