67ZOBRAZENÍ

Archivace dokladů

Každá samostatně výdělečná osoba odpovídá za archivaci a prokazatelnost svých dokladů. Po dobu uskladnění může dojít ke ztrátě kvality dokladu, resp. jeho čitelnosti. V těchto případech je dobré rizikové doklady okopírovat a založit je spolu s originálem.

Pro neplátce DPH platí obecná archivační lhůta 3 let od konce zdaňovacího období pro doklady a veškerou daňovou evidenci. V některých případech se lhůta dokonce prodlužuje (např. dodatečné vyměření daně finančním úřadem), nikdy však více než na celkových10 let.
Plátci DPH mají zákonnou povinnost archivovat daňové doklady a evidenci k DPH po dobu 10 let.

Neplátce DPH s daňovou evidencí

Pokud nejste plátci DPH, zákony nestanoví žádné náležitosti, které by jednotlivé doklady měly obsahovat. Na jednu stranu je to dobře, neboť nejste zbytečně vystavováni riziku pochybení, na druhou stranu pro účely zabránění chaosu doporučujeme udržovat alespoň nějaký řád.

  • Rozlišení příjmových a výdejových dokladů stejně jako jejich číslování zpřehlední vaše účetnictví.
  • Přijaté faktury není potřeba podepisovat ani opatřovat razítkem.
  • Pro příjmy v hotovosti je zapotřebí doklady číslovat. Originál dáváme zákazníkovi, kopie nám zůstává.
  • Originál je zapotřebí při výdaji hotovosti, do 10 tisíc postačí paragon, jinak požadujte fakturu či daňový doklad.

Podvojné účetnictví

Pokud vedete (podvojné) účetnictví, pak zákon o účetnictví stanovuje v §11 povinné náležitosti účetních dokladů.

  • označení účetního dokladu
  • obsah účetního případu a jeho účastníky
  • peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
  • okamžik vyhotovení účetního dokladu
  • okamžik uskutečnění účetního případu
  • podpisový záznam podle osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Plátce DPH a daňové doklady

Plátci DPH jsou povinni u dokladů, které vydávají a těch, které přijímají (u nichž si budou nárokovat odpočet DPH) zachovávat určité zákonem stanovené náležitosti.

Náležitosti daňových dokladů u plátců DPH stanovuje zákon o DPH v §26 - §35.
Běžný daňový doklad obsahuje více povinných údajů oproti zjednodušenému daňovému dokladu, který se používá pro platbu v hotovosti pouze do 10 tisíc korun.

Zjednodušený daňový doklad

  • obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění
  • daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění
  • evidenční číslo daňového dokladu
  • rozsah a předmět zdanitelného plnění
  • datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí úplaty, podle toho, který den nastane dříve
  • základní nebo sníženou sazbu daně
  • částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované zdanitelné plnění celkem

Běžný daňový doklad

  • obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění
  • daňové identifikační číslo23) plátce, který uskutečňuje plnění
  • obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění
  • daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem
  • evidenční číslo daňového dokladu
  • rozsah a předmět plnění
  • datum vystavení daňového dokladu
  • datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu
  • jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně
  • základ daně
  • základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona
  • výši daně zaokrouhlenou na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích

Účetní doklady pro účetnictví (podvojné)

Pokud nevedete daňovou evidenci, ale účetnictví (podvojné), pak vaše účetní doklady musí splňovat náležitosti uvedené v §11 zákona o účetnictví.

  • označení účetního dokladu
  • obsah účetního případu a jeho účastníky
  • peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
  • okamžik vyhotovení účetního dokladu
  • okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení
  • podpisový záznamy jak podle osoby odpovědné za účetní případ tak osoby odpovědné za jeho zaúčtování